Skończ z papierem. Przesyłaj e-faktury do urzędów!

Od ponad dwóch lat firmy mogą przesyłać e-faktury ustrukturyzowane do urzędów i instytucji publicznych. Od 2022 r. będą mogły wysyłać także sektorowe faktury specjalizowane. Dowiedz się czym są i jak to będzie działać.

Od 2019 roku obowiązuje w Polsce ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Wprowadza ona możliwość wymiany faktur drogą elektroniczną, w postaci ustrukturyzowanej, wykorzystując do tego publiczną Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF) – efaktura.gov.pl 

Platforma powstała, by ułatwiać wymianę dokumentów elektronicznych, w tym e-faktur, pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Ustawa określa, że od 18 kwietnia 2019 roku zamawiający (podmioty realizujące zmówienia zgodnie z prawem zamówień publicznych) mają obowiązek odbioru elektronicznej faktury ustrukturyzowanej, jeśli wykonawca zamówień publicznych zechce im taką fakturę wysłać. Każda instytucja publiczna musi posiadać konto na Platformie Elektronicznego Fakturowania (jak założyć konto dowiesz się na efaktura.gov.pl), by móc odebrać fakturę ustrukturyzowaną od wykonawców zamówień publicznych.

By ułatwić przesyłanie e-faktur firmom z różnych branż, także takich, które realizują np. dostawy energii elektrycznej, paliw gazowych, ciepłownicze, dostawy wody czy usług telekomunikacyjnych i w związku z tym wymagają zindywidualizowanych form e-faktur, stworzona zostanie w 2022 r. możliwość przesyłania do urzędów e-faktur specjalizowanych za pośrednictwem PEF. 

Faktury specjalizowane będą obsługiwane na Platformie dzięki wykorzystaniu ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych pozwalających na ich przesłanie poprzez sieć Internet, a następnie na automatyczne przetwarzanie danych z faktury.  

Umożliwi to przedsiębiorcom realizację procesów fakturowania w sposób elektroniczny i przyczyni się do skrócenia czasu potrzebnego na ich obsługę, zmniejszy też koszty przetwarzania, zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i jednostek administracji publicznej. Nowa usługa, na PEF, powstanie jako efekt realizacji projektu: „E-faktury specjalizowane – rozbudowa Platformy Elektronicznego Fakturowania” (Projekt finansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (Działanie 2.1 „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych”).

E-usługa – przesyłania faktur specjalizowanych – będzie całkowicie nową usługą oferowaną w ramach cyfrowych usług administracji publicznej. Rozszerzy ona portfel usług świadczonych na Platformie PEF i będzie odpowiedzią na oczekiwania firm, które były zgłaszane m.in. podczas szkoleń realizowanych dla wykonawców zamówień publicznych.

Czynnikiem motywującym firmy do skorzystania z nowej funkcjonalności Platformy PEF może być fakt  obniżenia kosztów tworzenia i przesyłania faktur specjalizowanych do odbiorców publicznych (powstający standard e-faktur specjalizowanych będzie mógł być także wykorzystany w relacjach B2B, a w przyszłości, po adaptacji standardu e-faktury przez bankowość, także w relacjach B2C).

Dodatkową zachętą dla przedsiębiorców może być fakt istnienia rozszerzonych mechanizmów kontroli biznesowej e-faktury wysyłanej za pośrednictwem Platformy, pozwalające nie tylko wiązać ją z dokumentami typu zamówienie czy umowa, ale także opatrywać stosownym komentarzem lub zmienić jej treść faktura korygującą lub notą korygującą.

Firmy, które realizują zamówienia publiczne mają prawo do przesyłania poprzez Platformę Elektronicznego Fakturowania e-faktur za swoje dostawy. Każda jednostka publiczna w Polsce ma obowiązek odbierania e-faktur. Warto, by firmy zainteresowały się taką formą kontaktu i współpracy z urzędami. Im więcej przedsiębiorstw korzystać będzie z tej możliwości, tym szybciej ten kanał dotarcia do administracji stanie się dominującym, a to przełoży się na korzyści społeczne i ekonomiczne wynikające z przewagi e-usług nad tradycyjnymi formami korespondencji. Szczegółowe informacje o zasadach działania Platformy Elektronicznego Fakturowania dostępne są na stronie: efaktura.gov.pl

Źródło: SIEĆ BADAWCZA ŁUKASIEWICZ – INSTYTUT LOGISTYKI I MAGAZYNOWANIA