E-faktury formą oszczędzania
Firmy mogą przesyłać e-faktury ustrukturyzowane do urzędów i instytucji publicznych. Od maja 2022 r., istnieje także możliwość przekazywania tzw. faktur specjalizowanych.
Nowa usługa dla firm – e-faktura specjalizowana
Od trzech lat obowiązuje w Polsce ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Daje ona możliwość wymiany drogą elektroniczną faktur, w postaci ustrukturyzowanej, wykorzystując do tego publiczną Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF) – efaktura.gov.pl. Platforma powstała, by ułatwiać przekazywanie dokumentów elektronicznych, w tym e-faktur, pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Zamawiający (podmioty realizujące zmówienia zgodnie z prawem zamówień publicznych) mają obowiązek odbioru elektronicznej faktury ustrukturyzowanej, jeśli wykonawca zamówień publicznych zechce im taką fakturę wysłać.
Od maja tego roku stworzona została możliwość przesyłania, za pośrednictwem PEF, do urzędów e-faktur specjalizowanych, czyli takich które dotyczą m.in. dostaw energii elektrycznej, paliw gazowych, ciepłowniczych, dostaw wody czy usług telekomunikacyjnych. Umożliwia to przedsiębiorcom realizację procesów fakturowania w sposób elektroniczny i przyczynia się do skrócenia czasu potrzebnego na obsługę dokumentów. Zmniejsza także koszty przetwarzania, zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i jednostek administracji publicznej. E-usługa – przesyłania faktur specjalizowanych – jest całkowicie nową usługą oferowaną w ramach cyfrowych usług administracji publicznej. Rozszerza ona portfel usług świadczonych na Platformie PEF i jest odpowiedzią na oczekiwania firm. Warto pamiętać, że faktura specjalizowana jest normalną fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług – różnica polega jedynie na tym, że przedsiębiorca może w jej treści nanieść dodatkowe informacje, które były trudne do umieszczenia w podstawowym standardzie faktury, opartej na normie europejskiej.
Jak firmy mogą korzystać z PEF
Firmy mają możliwość przesyłania e-faktur do urzędów wykorzystując do tego Platformę Elektronicznego Fakturowania. Zgodnie z przepisami ustawy o elektronicznym fakturowaniu urzędy mają obowiązek odbierania takich dokumentów elektronicznych. Każdy podmiot realizujący zamówienia publiczne musi posiadać konto na PEF.
Firmy nie mają ustawowego obowiązku posiadania konta na PEF. Ale by korzystać z platformy i przesyłać e-dokumenty wymagana jest rejestracja konta.
Warto to zrobić, bo:
– proces rejestracji jest szybki i prosty,
– z jednego konta firmy można wysyłać e-faktury do różnych urzędów dla których firma realizuje usługi lub dostawy, w ramach zamówień publicznych,
– korzystając z e-faktur, firma nie ponosi kosztów wysiłki faktur papierowych,
– na koncie widoczny jest bieżący dostęp do historii przesłanych dokumentów,
– platforma PEF jest elementem sieci Peppol, dzięki czemu firma może przesyłać swoje dokumenty także do administracji publicznej w innych krajach UE. Dzięki sieci przedsiębiorstwa mogą także swobodnie korzystać z oprogramowania innych dostawców usług Peppol i w ten sposób kontaktować się z polskimi podmiotami publicznymi.
Jak działa konto dla firmy
Konto można utworzyć, poprzez portal: https://efaktura.gov.pl/
PEF – Platforma Elektronicznego Fakturowania jest narzędziem rządowym, bezpłatnym, ale stworzonym i obsługiwanym przez dwie prywatne firmy wyłonione w drodze przetargu – tzw. Brokerów PEF. Firmy te świadczą usługi PEF na podstawie kontraktu zawartego z Ministerstwem Rozwoju i Technologii.
Jeśli chcesz utworzyć konto dla firmy, musisz zdecydować się na wybór jednego z dwóch brokerów:
- Firma Infinite IT Solution
- Konsorcjum PEFexpert
Wybór między usługami oferowanymi przez brokerów jest w pełni dowolny i zależy od indywidualnej decyzji. Usługi posiadają taką samą funkcjonalność, różnią się wyłącznie wyglądem aplikacji. Wybranie usług brokera nie wiąże się z koniecznością podpisywania umowy, wymaga wyłącznie akceptacji regulaminu PEF oraz złożenia elektronicznie wymaganych oświadczeń. Przed rozpoczęciem korzystania z PEF można zapoznać się z testowymi wersjami aplikacji obu brokerów.
Korzystanie przez firmy z Platformy PEF może wpłynąć na obniżenie kosztów tworzenia i przesyłania faktur specjalizowanych do odbiorców publicznych (standard e-faktur specjalizowanych może być także wykorzystany w relacjach B2B, a w przyszłości, po adaptacji standardu e-faktury przez bankowość, także w relacjach B2C). Dodatkową zachętą dla przedsiębiorców może być fakt istnienia rozszerzonych mechanizmów kontroli biznesowej e-faktury wysyłanej za pośrednictwem Platformy, pozwalające nie tylko wiązać ją z dokumentami typu zamówienie czy umowa, ale także opatrywać stosownym komentarzem lub zmienić jej treść faktura korygującą lub notą korygującą.
Warto, by firmy zainteresowały się elektroniczną formą kontaktu i współpracy z urzędami. Im więcej przedsiębiorstw korzystać będzie z tej możliwości, tym szybciej ten kanał dotarcia do administracji stanie się dominującym, a to przełoży się na korzyści społeczne i ekonomiczne wynikające z przewagi e-usług nad tradycyjnymi formami korespondencji. Szczegółowe informacje o zasadach działania Platformy Elektronicznego Fakturowania dostępne są na stronie: efaktura.gov.pl
Źródło: Sieć Badawcza Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny
